Şirket bünyesinde gerçekleştirilen e-posta yazışmalarının; kurumsal hiyerarşi, bilgi güvenliği ve etkin iletişim ilkelerine uygun şekilde yürütülmesini teminen aşağıdaki usul ve esasların tüm çalışanlar tarafından eksiksiz uygulanması gerekmektedir.
1. Kurumsal Dil, Üslup ve Hiyerarşi: Tüm e-posta yazışmalarında resmi, açık ve kurumsal bir dil kullanılacaktır. Şirket içi hiyerarşik yapı gözetilecek; ast konumundaki çalışanlar, üst yöneticilere yönelik yazışmalarında “rica ederim’’ gibi talep içeren ifadeler kullanmayacaktır. Astlar, üstlerine yönelik yazışmalarında; ‘’Bilgilerinize sunarım” / “Arz ederim” / “Talep ederim” ifadeleri tercih edecektir.
Bir konuda teşekkür ifadesi kullanılacak ise;
-astlarına ve dengi unvandaki kişilere “teşekkür ederim” kelimeleri kullanılır,
-üstü unvandaki kişilere “sağ olun” kelimeleri kullanılır.
Üstü unvandaki kişilere “teşekkür ederim” kullanılmaz.
2. Konu Başlığı Kullanımı: E-postalar, içeriği açıkça ifade eden konu başlığı ile gönderilecektir. Konu başlığı bulunmayan veya içeriği yansıtmayan iletiler gönderilmeyecektir.
3. Hitap ve İmza Düzeni: E-postalar uygun hitap ifadesiyle başlatılacak (….. Bey/Hanım Merhaba); ad-soyad, unvan, departman ve iletişim bilgilerini içeren kurumsal e-posta imzası kullanılacaktır.
4. Alıcı (To) ve Bilgi (CC) Kullanımı
- Alıcı (To): Aksiyon alması, onay vermesi veya doğrudan sorumluluğu bulunan kişiler eklenir.
- Bilgi (CC):
-Süreçten haberdar olması gereken, haberdar olması istenilen,
-konuyu bilen ve bu konuda onayı var olan
kişiler eklenir.
- Gereksiz, konu ile ilgisi olmayan kişi ve yöneticilerin CC’ye eklenmesinden kaçınılacaktır.
5. Bilgiye (CC) Eklenmemesi Gereken Durumlar
- Konu ile ilgisi bulunmayan kişiler,
- Sadece “görmüş olmak” amacıyla eklenen alıcılar,
- Hiyerarşik baskı veya gereksiz takip algısı oluşturacak üst yönetim eklemelerinden kaçınılacaktır.
6. Bilgi Güvenliği ve Gizlilik: Şirkete ait gizli, özel veya kişisel veriler yalnızca yetkili kişilerle paylaşılacaktır.
7. Ek Dosya ve İçerik Kontrolü: Ek dosyalar gönderilmeden önce kontrol edilecek; dosya isimleri açık, anlaşılır ve kurumsal olacaktır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder